ERP pra quê?

Como funciona um sistema ERP e quais suas vantagens

Em sua essência, ERP é um sistema de gestão empresarial. Imagine que você tenha uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais softwares para cada departamento da companhia, não seria melhor contar com uma integração entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? É justamente isso que uma solução de ERP oferece.

 

Com um único sistema integrando todos os departamentos – ou pelo menos os setores mais importantes – a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, poderá saber rapidamente quanto dinheiro destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com as informações que o setor de gestão de recursos humanos disponibilizar no sistema. O departamento de marketing poderá consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto não está tendo a saída desejada e, com base nisso, desenvolver uma nova estratégia para reverter esse quadro. Ao mesmo tempo, pode verificar se a verba disponibilizada pelo departamento é suficiente para esse trabalho ou se é necessário marcar uma reunião para solicitar recursos.

 

Perceba com esses exemplos que há várias situações onde a integração de sistemas se mostra vantajosa. Note que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com o outro, o que resultaria em maior tempo, mais gastos e até em cansativos procedimentos burocráticos. Além disso, com um sistema de ERP, a empresa passa a ter menos fornecedores de software, o que diminui custos com licenças, suporte técnico, servidores, treinamento, entre outros.

 

Neste ponto, você já deve ter percebido o quanto sistemas de gestão podem ser importantes para as empresas. Diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram esse tipo de software imprescindível às suas atividades.

Implementação de sistemas de ERP

ERP não é o tipo de software que é comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso. Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de suas estratégias operacionais, possui necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP só serão funcionais se ao menos as características mais importantes da companhia forem levadas em conta.

 

No intuito de controlar gastos, a empresa também precisa definir qual tipo de licenciamento é mais adequado às suas operações: instalação do sistema em servidores próprios, utilização do sistema em servidores terceirizados (geralmente, oferecidos pelo provedor da solução), solução baseada em computação nas nuvens (cloud computing), pagamento por usuário (ou por computador de acesso), uma mistura de uma ou mais dessas modalidades, enfim.

 

As soluções baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a empresa não precisa se preocupar com servidores, manutenção, atualização, entre outros. Além disso, oferece acesso mais fácil para usuários que estão fora das dependências da empresa – um vendedor que está em outra cidade visitando um cliente, por exemplo.

 

O tempo de implementação também é um parâmetro importante. Sistemas de ERP não começam a funcionar da noite para o dia. Os provedores das soluções precisam de tempo para adaptar o software às atividades da empresa, sem contar que necessitam considerar a infraestrutura, os recursos de segurança, testes, treinamento de pessoal, integração entre departamentos, migração a partir de sistemas legados, entre outros. Além disso, a implementação geralmente ocorre por etapas, de forma que determinados módulos do sistema sejam instalados somente depois de esse processo já ter ocorrido com outros. Portanto, a implementação de um ERP pode consumir vários meses.

 

Módulos de um sistema de ERP

Conforme informado no início do texto, sistemas de ERP lidam com os vários departamentos de uma empresa. No entanto, não precisam, necessariamente, cobrir cada uma delas, pelo menos não ao mesmo tempo. Dependendo das expectativas da companhia em relação ao ERP, é possível atender determinadas áreas em um primeiro momento e as demais de maneira progressiva. Para isso, os provedores fazem o fornecimento do sistema em módulos, que são divididos de acordo com suas funcionalidades.

 

A vantagem do esquema de módulos é que a companhia implementa somente aqueles que lhe são úteis e pode adicionar mais com o tempo, motivada pela expansão dos negócios, pela atuação em um novo segmento do mercado, entre outros.

Escolhendo uma solução de ERP

Você já deve ter percebido que um sistema de ERP é um investimento sério e que precisa ser feito com cuidado. Mas, como escolher uma solução com tantas opções no mercado? Como saber qual é a melhor escolha? Será que considerar somente preço é suficiente? Não há fórmula certa que sirva para todas as empresas, mas há várias dicas que podem ajudar na escolha mais adequada. A seguir, descrevemos algumas.

 

A primeira é entender exatamente quais as necessidades da companhia em relação ao ERP para então definir o que é prioridade. Tal análise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessário realizar reuniões com gerentes dos setores, com funcionários que exercem funções mais críticas, enfim.
Depois disso, fica mais fácil analisar as soluções oferecidas por fornecedores de ERP. Neste ponto, é necessário avaliar as propostas feitas por cada empresa para, em primeiro lugar, identificar aquelas que melhor podem atender às necessidades identificadas. Neste ponto, também é importante verificar quais desses provedores têm experiência no fornecimento de software para o ramo de atuação da companhia.

 

Uma vez que o sistema ERP precisa ser customizado para cada empresa, é importante saber também quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas soluções. Com isso, é possível ter uma noção melhor dos custos com servidores, atualização, treinamento, entre outros. Além disso, nesse aspecto também é possível analisar a capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com plataformas distintas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante.
Também é muito importante verificar quais as condições do suporte e manutenção oferecidas pelos provedores. O software certamente vai precisar de atualizações ao longo do tempo para correção de erros, melhorias em determinados procedimentos, adaptação para novas necessidades (implementação de uma nova regra tributária, por exemplo), ajustes de segurança, enfim. Sem contar que certas situações podem necessitar de auxílio do fornecedor, por exemplo: um determinado usuário pode precisar de suporte para ter acesso a uma relação de dados a ser submetida para uma auditoria externa.

 

Preço, é claro, também é um aspecto importante a ser considerado, mas é um erro aceitar apenas a solução mais barata ou acreditar que a opção mais cara, justamente por estar nesta condição, irá suprir todas as necessidades da empresa. Como informado anteriormente, há várias formas de licenciamento e cabe analisar qual é mais adequada à empresa. Deve-se considerar também que há outros custos atrelados, como um plano de suporte e manutenção (que pode ter renovação atual, por exemplo), implementação, infraestrutura, enfim.

Principais vantagens de sistemas de ERP

• Ajudar na comunicação interna;
• Agilizar a execução de processos internos;
• Diminuir a quantidade de processos internos;
• Evitar erros humanos
• em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo;
• Ajudar na tomada de decisões;
• Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais;
• Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários;
• Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente;
• Ajudar a lidar com grandes volumes de informação;
• Evitar trabalho duplicado;
• Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na legislação.

ROI – (Return on Investment – Retorno do investimento)

O ROI (Return on Investment) é uma maneira da empresa determinar a relação entre o valor aplicado em um investimento – em nosso caso, uma solução de ERP – e os ganhos financeiros obtidos com este. Em outras palavras, é um meio de saber se a implementação do sistema deu o resultado esperado. No entanto, essa é uma medição subjetiva, uma vez que está baseada em estimativas. A empresa deve considerar uma série de fatores para fazer a avaliação mais adequada. Uma delas é o tempo.

 

Como você já sabe, soluções de ERP levam meses para serem implementadas e, acompanhados dos custos dessa fase, estão também as despesas inerentes à manutenção, suporte, treinamento, entre outros. Portanto, esperar que o ROI aconteça dentro de um intervalo de tempo curto muitas vezes é um equívoco, pois em muitos casos os benefícios da utilização do sistema só aparecerão depois de um período considerável de uso.

 

Para avaliar o ROI, a empresa precisa determinar todas as estimativas de custos do sistema e, essencialmente, comparar essas informações com as economias que este já proporciona. Por exemplo, o ERP fez com que o atendimento da empresa ficasse mais ágil, atraindo mais clientes? A comunicação interna melhorou, tornando os processos mais rápidos? O gerenciamento do estoque está mais preciso, evitando desperdícios ou atrasos na produção por falta de itens? Os funcionários estão gastando menos tempo para realizar determinadas tarefas, melhorando sua produtividade? E assim por diante.

 

Há vários meios para se calcular o ROI de um sistema de ERP. Se a empresa não tiver uma equipe capacitada para fazer essa avaliação, pode contratar consultorias especializadas para obter auxílio nessa tarefa.

 

Fonte: http://www.infowester.com